Het juridische papierwerk in ICT contracten of: hoe voorkomt u kopzorgen?

Een korte beschouwing over het belang van goed contracteren in IT opdrachten aan de hand van een recent vonnis.

Stel: uw bedrijf heeft behoefte aan het verder automatiseren van de werkprocessen. Of: uw IT-bedrijf ziet kansen om met mooie projecten goede zaken te doen.  Aan welke kant u ook staat, meer dan eens lopen zowel IT bedrijven als opdrachtgevers flinke teleurstellingen op als blijkt dat de verwachtingen bij het aangaan van een overeenkomst later niet blijken uit te komen.

In het vonnis van de rechtbank Overijssel van 20 februari 2019 komen diverse facetten over contracteren in de IT aan de orde, die inzichtelijk maken wat het belang is om goed na te denken over wat partijen in een overeenkomst willen zitten. De uitspraak van de rechtbank Overijssel kent als inhoudsindicatie: Overeenkomst tot het leveren en implementeren software, uitleg (beëindiging)voorwaarde overeenkomst, overeenkomst op rechtsgeldige wijze ontbonden.

Allerlei afspraken, maar zijn alle afspraken duidelijk?

De IT-leverancier zou in opdracht van haar opdrachtgever, een aanbieder van intra-en extramurale zorg, een roostering- en planningspakket voor de zorgmarkt, implementeren. Hierover zijn contractuele afspraken gemaakt. Allereerst is een uitleg gegeven van het proces van implementatie van het pakket, de inventarisatie ervan, het opstellen van een programma van eisen, de analyse van de bronbestanden en technische infrastructuur en het inrichten en ingebruikname ervan. Er moesten koppelingen worden gemaakt met het elektronisch cliëntendossier van de opdrachtgever en ook een koppeling met de applicatie Verzuimsignaal. Ook is van belang dat een heus stappenplan in de overeenkomst terecht is gekomen.

Hierna komen diverse facetten aan de orde die niet goed in de overeenkomst zijn terechtgekomen en welke onderwerp van het juridisch geschil tussen de IT leverancier en de opdrachtgever zijn geworden.

Het recht op beëindiging.

In de overeenkomst is opgenomen dat indien het geïmplementeerde pakket niet voldoet, het contract ontbonden kan worden. De rechter heeft vastgesteld dat er geen sprake is van een recht op ontbinding op grond van wanprestatie, maar een recht op beëindiging zoals in de wet is opgenomen ten aanzien van de overeenkomst van opdracht. In geval van een overeenkomst van opdracht schrijft de wet namelijk voor dat deze te allen tijde kan worden opgezegd.

Partijen kunnen van deze regel afwijken, maar dat hebben zij in deze zaak niet gedaan. Als de IT-leverancier goed had nagedacht over haar contract, dan had zij moeten opnemen dat ontbinding alleen mogelijk is in geval van een ernstige tekortkoming. Nu kon de opdrachtgever zomaar opzeggen en daarmee het project afbreken, zodat de IT-leverancier kon fluiten naar de begrote omzet voor de rest van het project.

Wat betekende de tussentijdse beëindiging voor de openstaande facturen van de IT-leverancier?

Ook kon de IT-leverancier fluiten naar door haar reeds voorgeschoten licentiekosten; die kon zij niet meer doorbelasten aan de opdrachtgever na de tussentijdse ontbinding door opdrachtgever. Zij had deze al gefactureerd, maar de licentiekosten hadden betrekking op een periode na de ontbindingsdatum. Andere gefactureerde bedragen die toezagen op werkzaamheden voor de ontbinding was de opdrachtgever wel verschuldigd.

Wanprestatie IT-leverancier?

De opdrachtgever vond dat haar medewerkers veel meer uren dan verwacht hebben moeten investeren in het project en dat de implementatie en ontwikkeling gecompliceerder was en dat het testen steeds weer nieuwe fouten opleverde.

De rechter stelt voorop dat bij de uitvoering van haar werkzaamheden een IT-leverancier jegens haar opdrachtgever de zorg dient te betrachten die van een redelijk bekwaam en redelijk handelend IT-deskundige kan worden gevergd. De IT-leverancier dient de opdrachtgever op een begrijpelijke en overzichtelijke wijze adequaat te informeren over de voortgang van het project en dat de IT-leverancier daarbij ook de redelijke belangen van de opdrachtgever in het oog dient te houden met betrekking tot het bereiken van toegezegde resultaten en kostenbeheersing van de uit te voeren taken.

De rechter vindt dat de problemen weliswaar hinderlijk voor de opdrachtgever waren, maar niet zo hinderlijk dat er in juridische zin sprake was van een tekortkoming. De rechter stelt vast dat het contract tussen de IT leverancier en de opdrachtgever niets zegt over een (fatale) eindtermijn voor de implementatie van het pakket, dat een Service Level Agreement (SLA) ontbreekt en in het contract niets is afgesproken over de omvang van de inzet van de medewerkers.

De opdrachtgever had een ingebrekestelling moeten sturen om zo de IT-leverancier ervan op de hoogte te stellen dat zij het niet eens was met de wijze waarop de IT-leverancier haar verplichtingen na kwam. Ook had de opdrachtgever een termijn moeten stellen waarbinnen deze klachten konden worden verholpen. De opdrachtgever heeft de echter voor gekozen om slechts de overeenkomst te ontbinden. De opdrachtgever had de IT-leverancier moeten aansporen om tot afronding van het project te komen.

De opdrachtgever heeft geen recht op schadevergoeding.

Als niemand wint, wat dan?

Wat ook interessant is aan de uitspraak is dat de rechtbank een (extra) overweging wijdt aan het feit dat de opdrachtgever kennelijk andere verwachtingen had van de IT-leverancier en het pakket dat de IT-leverancier zou leveren. Zij heeft haar verwachtingen gebaseerd op bepaalde onjuiste aannames.

De uitkomst van de gerechtelijke procedure is dat er in feite twee verliezers zijn. De IT-leverancier heeft niet nagedacht over de omstandigheden waaronder de opdrachtgever bevoegd is om de overeenkomst ontbinden. De opdrachtgever heeft niet nagedacht over wat zij contractueel van de IT leverancier kon verwachten.

Ergo, het belang van een goed contract is met deze procedure nog maar eens onderstreept.

Heeft u een IT-bedrijf en vraagt u zich af of uw offertes/contracten goed in elkaar steken?

Of heeft u een bedrijf dat van plan is om een IT-leverancier in te schakelen voor het verder automatiseren van uw werkprocessen?

Belt u gerust ons kantoor voor een afspraak om met u mee te denken. Het zal u veel kopzorgen kunnen besparen.

Met vriendelijke groet,

Dennis Wouda, advocaat van Kaliber te Groningen.